Comment mieux DÉLÉGUER ?

Je suis débordée, je sais que je devrais déléguer…
Mais cela va prendre du temps, finalement je m’en occupe vite fait…

Je vous rassure, vous n’êtes pas seul…

C’est le cas de la plupart de mes clients en coaching avec cette bonne dose de perfectionnisme et de besoin de contrôle qui fait qu’ils ont – et moi aussi – du mal à déléguer.

D’où cette vidéo pour vous aider à plus déléguer, à comment mieux déléguer, et à choisir quoi, quand, et à qui déléguer…

Comment mieux DÉLÉGUER ? – Version Audio

Comment mieux DÉLÉGUER ? – Version Texte

Bonjour,

Je suis débordée, je sais que je devrais déléguer…

Mais cela va prendre du temps, finalement je m’en occupe vite fait…

Et puis est-ce que cela sera bien fait ?

Je vous rassure, vous n’êtes pas seul…

C’est le cas de la plupart de mes clients en coaching avec cette bonne dose de perfectionnisme et de besoin de contrôle qui fait qu’ils ont – et moi aussi – du mal à déléguer.

D’où cette vidéo pour vous aider à plus déléguer, et à choisir quoi, quand, et à qui déléguer…

Difficile de déléguer :

Oui c’est difficile de déléguer.

D’autant que assez sournoisement, faire nous rassure.

Notamment faire des choses que je maitrise : j’ai l’impression d’être compétente, efficace.

Et puis le fait d’être débordé peut m’éviter de devoir m’atteler à certaines tâches où je me sens moins à l’aise. Par exemple, je prépare et je fais cette vidéo alors que je sais que je devrais contacter des prospects pour planifier l’année qui vient…

La valorisation d’être « Hands-on », de se retrousser les manches :

Par ailleurs le fait d’agir, d’être sur le terrain est utile au moins à petite dose et c’est bien vu.

Notamment lorsque vous êtes en prise de poste.

Vous êtes en général obligé d’aller dans les détails pour comprendre ce qui se passe, qui fait quoi, les process. Et d’aller tourner avec les équipes, de participer à l’opérationnel, sans aller jusqu’à tirer des palettes quoique…

C’est apprécié par vos équipes car vous vous intéressez à elles et par vos pairs ou supérieurs avec qui vous parlez rapidement le même langage.

Si vous êtes orienté compétence, et encore plus avec une petite dose de sentiment d’imposteur, vous risquez de penser que votre légitimité vient de votre connaissance détaillée de ce qui se passe et votre capacité à décider. Et donc de continuer ensuite sur le même rythme.

Alors que rapidement, vous devriez passer à l’étape suivante : l’organisation et la délégation des missions et des tâches…

Faire nous rassure que nous sommes en contrôle et que nous avons du pouvoir :

Enfin, être au cœur de l’action nous rassure sur notre pouvoir.

Oui vous savez ces petites voix intérieures : « c’est mon territoire, c’est à moi », ou juste « je suis indispensable, au moins, ma place est sécurisée ». Parfois aussi pour pouvoir dire ensuite « c’est moi qui l’ai fait ! »

Et puis peut-être derrière, le manque de confiance vis-à-vis des autres ou bien des croyances mal placées du style : si je délègue, certains pourraient penser que je ne suis pas compétent.

Et parfois, le côté paranoïaque – pas si stupide si vous avez des ambitieux dans votre équipe – « et si il ou elle en profitait pour essayer de me prendre ma place… »

Le risque d’être indispensable :

Donc vous devenez indispensable !

C’est un énorme piège, pour votre équipe, pour votre organisation et surtout pour vous !

Et si ce n’est pas évident pour vous, comme cela ne l’était pas pour moi pendant longtemps, voici une anecdote personnelle :

Un de mes anciens chefs me dit un jour :
« Guillemette, j’ai un problème avec toi… »

Choc, moi si investie, si performante (enfin à mon avis)…

Donc il explique :

« Tu es indispensable sur le projet. Donc j’ai un problème car si tu pars, je ne sais pas qui prendra le relai. Et toi, tu as un problème car je ne vais pas te faire évoluer de sitôt… »

S’il voit cette vidéo, il se reconnaitra peut-être même 20 ans après 😊

Alors quel point êtes-vous indispensable ?

Une question :
Si vous deviez vous absentez de manière imprévue pendant une semaine du boulot, par exemple si vous tombiez malade, que se passerait-il ?
Je sais cela n’arrive qu’aux autres…
Un client me racontait fièrement le mois dernier comment il était au travail le lendemain de s’être déchiré le genou ! Je ne sais pas si c’est vraiment un signe de leadership…

Donc je reprends ma question : que se passerait-il ?

Pour la routine, sans doute pas grand-chose, mais est-ce que les projets importants continueraient d’avancer ?

J’espère que vous êtes maintenant motivé à devenir moins indispensable et à plus déléguer.

Mais si vous avez vraiment un problème avec la perte de contrôle, et si vous êtes tellement la tête dans le guidon que vous ne savez pas par quoi commencer, le coaching peut vous aider😊

Donc 2ème étape, pourquoi déléguer, quoi, à qui et comment ?

Pourquoi déléguer ?

La délégation doit avoir 2 bénéfices :

• Pour vous, mieux maitriser votre temps et vous focaliser là où est votre valeur ajoutée.
• Pour vos collaborateurs ou partenaires, les motiver et les faire grandir.

Pour vous, et c’est souvent un des premiers exercices que je fais avec mes clients en coaching, c’est identifier :

• Votre zone d’excellence à vous,
• Votre valeur ajoutée attendue par rapport à votre mission.
• Vos trop grands points forts ou vos sujets favoris où vous risquez de ne pas vouloir vraiment déléguer.
• Et aussi vos zones de vulnérabilité, là où vous sentez moins compétent, moins à l’aise… et donc votre zone de développement potentiel

Idéalement, vous faites en parallèle une analyse de votre temps de travail pendant quelques semaines – il y a des outils gratuits très simples pour cela – et les conclusions sont en générales assez évidentes.

C’est la loi de Pareto. Vous risquez de découvrir que vous passez seulement 20% de votre temps sur ce qui est vraiment dans votre valeur ajoutée.

Pas de pression, l’objectif n’est pas d’être à 80% dans votre valeur ajoutée – enfin pas tout de suite – mais déjà de passer à 30-40%, vous imaginez le gain en efficacité !

Affronter la peur de déléguer

Mais bien sûr déléguer, c’est insécurisant.

Car vous gardez la responsabilité de ce que vous déléguer. Et si cela ne se passait pas bien ?

C’est pourquoi vous devez y aller progressivement, en choisissant soigneusement quoi déléguer et à qui, en étant bien présent surtout au début et au fur et à mesure que la personne développe son autonomie vous pouvez lâcher du lest…

Comment mieux déléguer ?

D’abord que déléguer et à qui ?

Ma suggestion, c’est de faire la même analyse avec vos collaborateurs à leur sujet : leur zone d’excellence, la valeur ajoutée attendue dans leur mission, leurs trop grandes forces, leur zone de développement…

Car oui, la délégation ce n’est pas dumper des tâches ou des projets aux autres sans les concerter.

La délégation c’est une discussion, souvent aussi une négociation 😊

Tiens d’ailleurs, est-ce que vous vous négociez avec votre boss ce qu’il ou elle souhaite vous déléguer ? Bon je ferme la parenthèse…

Alors je reviens à la délégation, l’objectif c’est de motiver et de développer vos collaborateurs pour devenir moins indispensable.

Donc quoi de mieux que de le discuter et décider ensemble…

Bien sûr, vous allez vous confronter à leur propre difficulté à gérer leur charge de travail sans doute importante et peut-être devoir les coacher de la même manière sur comment être plus dans leur valeur ajoutée…

Développer une délégation efficace :

Ensuite comment déléguer efficacement ?

Sur la manière concrète de déléguer, il y a finalement seulement 5 points-clés à préciser et discuter :

• Le pourquoi et les enjeux :
  c’est le plus important pour créer de la motivation et éviter les interprétations
• Le résultat attendu et les critères d’évaluation :
  et là il s’agit d’être le plus précis possible pour éviter de perdre du temps sur des sujets connexes, de faire de la sur-qualité ou au contraire d’être déçu du résultat.
• Les échéances et les points d’étape
• Les ressources disponibles ou à prévoir :
  en temps, en personnes, budget, formation, incluant votre disponibilité
• Le mode de suivi entre vous :
  fréquence des points ou du reporting, les canaux de communication…

Sachant que pour les maniaques du contrôle, il vous faudra sans doute résister à la tentation de dicter dans tous les détails comment vous feriez les choses 😊…

Le coaching pour vous aider à mieux déléguer

Alors êtes-vous prêt à revoir votre manière de travailler pour devenir moins indispensable, vous concentrer sur votre valeur ajoutée, gagner du temps et développer vos collaborateurs grâce à une délégation efficace et motivante ?

Pour vous faire accompagner par des coachs compétents et sympathiques, contactez-nous !

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A bientôt !

Guillemette Moreau, Coach de Dirigeants et Coach de Carrière.

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