3 questions pour TRAVAILLER MOINS

Des boites courriels qui s’engorgent, des agendas qui explosent et des listes de tâches à rallonge…
C’est le quotidien de beaucoup d’entre nous avec le stress qui monte, le sentiment de ne pas être à la hauteur, voire la culpabilité.

Pour travailler moins, mieux choisir et filtrer votre activité, je vous propose 3 questions très simples…

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3 questions pour TRAVAILLER MOINS – Version Texte

Bonjour,

Des boites courriels qui s’engorgent, des agendas qui explosent et des listes de tâches à rallonge…
C’est le quotidien de beaucoup d’entre nous avec le stress qui monte, le sentiment de ne pas être à la hauteur, voire la culpabilité.

Jusqu’au jour où cela coince vraiment, et en général pas de manière rationnelle ou technique.
Car tant que la bête tient, nous avons des capacités d’absorption insoupçonnées.
Non, en général, c’est notre corps qui nous rappelle à l’ordre, ou notre vie personnelle qui souffre vraiment.

L’impasse de la gestion du temps

Il y a plein de bons livres sur le sujet de la « gestion du temps », ce qui en fait n’existe pas car le temps tel que nous l’avons créé, nous les humains, sera toujours de 24h par jour.

La vraie question est donc la gestion de nous-mêmes dans le temps.

Et rien que de retourner la formulation « la gestion de nous-mêmes » nous redonne du pouvoir pour essayer d’arrêter de trop subir.
De toute façon nous ne pourrons jamais tout faire, lire tous les livres, ou visiter tous les pays !
Il s’agit donc de CHOISIR ce que nous faisons.

Eviter de subir les priorités des autres

Oui je sais que dans les organisations, on ne gère pas toujours nos objectifs et nos priorités.

Et aussi il y a des crises ou des courts-circuits politiques qui chamboulent nos plans.

Mais il s’agit au moins d’en discuter avec les autres parties prenantes et décider ensemble de ce qui est retardé ou de ce qui passe à la trappe en échange.

Autrement vous êtes coincé, la masse de travail augmente, et si vous n’y arrivez pas, cela risque de vous retomber dessus.

Donc le côté « sur-homme » ou « sur-femme » – j’accepte toujours plus – c’est mauvais pour vous professionnellement à moyen ou long terme, et mauvais pour votre santé.

EFFICACITÉ personnelle et EFFICIENCE personnelle :

Je reprends maintenant rapidement les concepts d’efficacité et d’efficience que j’avais détaillés dans une précédente vidéo.

Si vous êtes dans l’efficacité, vous risquez de vouloir atteindre vos objectifs coûte que coûte sans les remettre en cause et donc de puiser dans vos ressources au moins à court terme. Car oui vous pouvez au moins temporairement dormir moins, sacrifier vos loisirs et votre vie de couple ou vie familiale. Jusqu’à ce que le boomerang vous rattrape. Et plus vous serez fatigué, plus vous allez tirer sur la corde.

2^ème cas, vous êtes plutôt dans l’efficience en étant conscient de vos ressources notamment sur la durée, vous prenez soin de vous et de votre équilibre de vie, vous dormez suffisamment, ce qui demande de négocier vos objectifs.

3^ème dimension, la pertinence de vos ressources par rapport à l’objectif avec 2 dimensions :

• Individuellement : comment vous organiser pour maximiser votre temps productif en fonction des types de tâches, de votre rythme biologique, de vos contraintes professionnelles ou personnelles
• Au niveau collectif car vous n’êtes en général pas seul : comment répartir les tâches ou déléguer, et là aussi cela marche à la fois dans le professionnel et le personnel.

Donc la question est une question de performance au sens large avec l’équilibre entre objectifs, ressources et résultats.

3 questions pour travailler moins et être plus performant :

Donc aujourd’hui, si vous avez l’impression d’être une oie gavée et que vous voulez reprendre le contrôle de votre temps, je vous propose de retourner l’entonnoir.
Certains comprennent maintenant l’image des oies…😊

Comment filtrer le plus haut en amont votre avalanche de courriels, de réunions et de choses à faire.

Et je parle bien de filtre et de choix, pas juste de dire : je gère mes priorités c’est-à -dire je donne un ordre à mes tâches mais la liste reste toujours aussi longue.

Ça ce n’est pas de la gestion de priorités, c’est peut-être apprendre à mieux jongler mais il y a toujours autant de balles.

Pour choisir et filtrer votre activité, donc votre QUOI faire, je vous propose 3 questions très simples :

POURQUOI ?

QUI ?

QUAND ?

Vous pouvez par exemple les écrire sur un post-it et les mettre sur votre ordinateur.

Le POURQUOI : Comment sélectionner ce qui est important

1ère question : le POURQUOI

Avec cette ambiguïté en français du POURQUOI et du POUR QUOI ?

Comment sélectionner ce qui est important : quels projets, quelles tâches, quelles rencontres.
C’est la question des priorités.

LE POURQUOI fera plutôt référence à votre mission et je laisserai Simon Sinek ou un bon coach vous aider à clarifier votre raison d’être personnelle ou votre mission d’organisation. Cela prend plus de temps qu’une simple vidéo.

La question du POUR QUOI est un filtre plus facile à utiliser : cela renvoie au bénéfice attendu de cette action. Pour vous, pour votre équipe, pour votre organisation, ou votre famille.

En vous projetant dans le futur, vous pouvez estimer si cela contribue à vos objectifs, si cela vaut la peine d’être fait, si cela vous motive ou juste vous fait plaisir, ou vous permet de rester en bonne forme physique et mentale.

Et de mettre éventuellement en concurrence différentes tâches ou projets.

Vous projeter dans le bénéfice attendu peut aussi vous faire réaliser qu’il a disparu et donc d’arrêter de faire certaines choses.

Je fais une parenthèse ici car c’est un point important dans les organisations : à un moment s’est mis en place une réunion, un outil de reporting parce qu’on en avait besoin et cela perdure, en étant de moins en moins efficace.

C’est en challengeant le bénéfice attendu de cette réunion, de cette tâche, que vous allez pouvoir les supprimer, changer des habitudes et être plus efficace.

 Donc c’est quoi le bénéfice attendu de cette étude, de cette réunion, de cette analyse ?

Mais aussi c’est quoi le bénéfice attendu de ce lunch avec tel collègue ?
Et si c’est votre plaisir personnel de discuter de votre passion commune pour le parachutisme, parfait.

Car si le parachutisme c’est important pour vous, que vous en êtes conscient, vous pouvez arrêter de culpabiliser que « vous perdez votre temps ».

Donc pour travailler moins et retourner l’entonnoir :

Je filtre par rapport à mon POURQUOI, ma mission et à mon POUR QUOI en comparant les bénéfices attendus pour sélectionner les actions qui sont pertinentes.

Et ce qui ne rentre pas dedans disparait ou est repoussé à plus tard !

Le QUI : est-ce vraiment à vous de la faire ?

2ème question : le QUI ?

Maintenant que vous savez que c’est une priorité, êtes-vous la meilleure personne pour faire cela ?

C’est une question de performance personnelle, de performance collective mais aussi parfois d’humilité.

Il y a par exemple des tempéraments de type « j’attrape toutes les balles », je suis volontaire, j’accepte toutes les missions :

• pour prouver ma compétence,
• parce-que je suis vraiment convaincu que je suis le meilleur et que personne d’autre peut y arriver,
• parce qu’accepter est plus facile que refuser,
• parce-que je veux être indispensable et garder mon bout de pouvoir,
• parce que je n’arrive pas à déléguer : cela ira plus vite si je le fais.

Mais pour votre bien et celui de l’organisation, vous devriez vous concentrer sur votre valeur ajoutée, là où vous faites la différence et où vous maximisez le résultat de votre action.

Et accepter aussi que d’autres soient plus à même de faire ce que vous vous prépariez à faire.

Il y a une question classique en coaching : à combien vous valorisez votre temps ?

Et s’il y a quelqu’un de moins cher – ou de plus performant – vous devez déléguer, même si c’est parfois dur pour notre besoin de contrôle ou notre ego.

Ceci dit, il y a des cas où vous n’avez pas le choix : vous recevez la patate chaude et vous êtes en bout de chaine, avec personne à qui déléguer !

Si vous ne pouvez dire non, faites-vous bien préciser et négociez-le QUOI, par exemple la qualité du travail escompté et le QUAND, les délais.

Le QUAND : savoir challenger et négocier les échéances

Ce qui mène à la 3ème question, celle du QUAND ?

Et souvent on l’oublie.

Mais est-ce vraiment pour aujourd’hui, pour cette semaine ?

Le cas typique, c’est la demande du grand chef : on suppose quasi automatiquement que c’est urgent, et cela redescend les échelons hiérarchiques tel quel.
Si le 1er maillon, par exemple le directeur n’a pas pensé à demander l’échéance, il redescend la demande en toute bonne foi comme urgente, et à chaque niveau, la pression risque d’augmenter, vous comprenez c’est pour la haute direction !
Et cela risque de perturber le travail de plusieurs personnes alors que peut-être cela pouvait attendre la prochaine réunion mensuelle.
Je suis sûre que vous l’avez tous vécu !

Pour éviter cela, il y a 2 règles fondamentales :

• Demandez systématiquement quels sont les délais, cela semble évident mais souvent on oublie. Et vous n’avez rien à perdre ! Vous allez parfois être surpris des réponses, et cela va vous aider à limiter les fausses urgences !
• Comme nous sommes tous à l’initiative de demandes, soyez clair aussi dès le départ sur les délais pour éviter les effets boules de neige d’urgence et aider les autres à planifier leurs priorités.

Théoriquement, cela devrait marcher aussi avec nos enfants : du style, il faut que la table du petit déjeuner soit mise pour 7h15. Mais il faut accepter que l’éducation des enfants soit parfois dans un autre espace-temps 😊

Pour être plus performant, maximisez votre motivation

Un dernier point sur votre niveau d’énergie, votre motivation, votre plaisir dans l’action.

Ce sont d’excellents indicateurs pour savoir si vous êtes aligné avec votre POURQUOI, si le POUR QUOI a de la valeur pour vous, si c’est vraiment à vous de le faire, ou si des délais trop serrés sont en train de vous mettre en stress négatif.

Être attentif et conscient de vous, de votre énergie positive, de vos émotions, c’est développer la conscience de soi et on pourra en reparler…

Le Coaching pour vous aider à être plus performant

Donc, pour résumer :

• Pensez à retourner l’entonnoir en partant de vos priorités et en vous posant la question de l’alignement avec votre POURQUOI et des bénéfices attendus de chaque action pour filtrer le plus en amont possible.
• Ensuite vous poser la question de QUI est le mieux à même pour maximiser l’efficacité globale, donc est-ce vraiment à vous de faire cela ?
• Enfin, challengez-le QUAND, cela peut vous procurer de bonnes surprises.

Le plus gros souci bien sûr, c’est la mise en pratique, de changer vos habitudes, nos réflexes, arrêter de dire OUI, apprendre à négocier.

Si vous avez envie de changer pour de bon votre manière de travailler et regagner le contrôle de votre agenda, le coaching peut vous aider, contactez-nous…

Et une fois que vous avez réduit la charge de travail – avec cet un effort permanent de filtrage – la 2ème étape c’est de travailler sur le COMMENT, comment travailler mieux, c’est le sujet de la vidéo suivante… 😊

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A bientôt !

Guillemette Moreau, Coach de Dirigeants et Coach de Carrière.