Comment être plus EFFICIENT ?

Efficience personnelle :
Comment atteindre vos objectifs au moindre coût, en utilisant au mieux vos ressources, en l’occurrence votre temps, votre énergie et vos compétences disponibles ?

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Bonjour,

Je fais suite à ma vidéo sur la Performance personnelle.

Une fois que vous avez filtré :

• Le POURQUOI pour sélectionner vos priorités,
• Le QUI pour valider que vous êtes la bonne personne pour le faire
• Et que le QUAND a été challengé,  

se pose la question du COMMENT : COMMENT être plus efficient dans la réalisation ?

L’efficience, c’est aller vers vos objectifs au moindre coût, en utilisant au mieux vos ressources, en l’occurrence votre temps, votre énergie et vos compétences disponibles.

Il s’agit donc de la QUALITÉ de votre temps de travail, mais cela peut s’appliquer aussi à la qualité de votre temps de couple ou de temps familial.

Ce sont peut-être des choses que vous savez déjà mais le plus difficile c’est de les mettre en application et d’en faire une routine.

Alors j’espère que ce qui suit va vous inciter à tester ou retester certaines techniques et voir si cela fonctionne pour vous.

La structuration du temps pour être plus performant

Commençons par la planification et la structuration de votre temps. 

Personnellement, je suis une maniaque de l’agenda.

Je comprends si cela vous parle peu et que cela vous énerve.
Néanmoins notre cerveau a ses règles de fonctionnement. L’une d’elle est que face à une tâche à faire, tant que vous ne l’avez pas rassuré votre cerveau que c’est bien pris en compte, il va vous envoyer le rappel de peur que vous oubliiez, avec des idées récurrentes « faut que je pense à cela » !

Mais il se calme si vous écrivez la tâche, ou que vous l’enregistrez dans un agenda, cela le rassure. 

Donc un agenda vous fait économiser de l’énergie mentale !

Et il vous permet d’optimiser votre activité en fonction de vos contraintes, du type d’activités que vous avez, et de votre énergie interne.

L’énergie interne, c’est votre biorythme, à quel moment vous êtes le plus affuté intellectuellement, la plus créative ou au contraire quand vous avez tendance à piquer du nez.

Pour adapter la planification de vos tâches en fonction de vos ressources disponibles.

Les différents types d’activité

Mais d’abord quels sont vos types d’activités et à quoi cela correspond pour votre agenda : 

• il y a le temps figé (les réunions, les RV clients…) et le temps « flottant » pour votre travail à vous, ou pour les impromptus.
• il y a les tâches demandant de la concentration ou de la créativité et des tâches plus automatiques, 
• il y a le travail individuel et le temps partagé avec d’autres.

Si je prends mon cas, j’ai grosso modo 5 grands types d’activité : 

• Les sessions de coaching et les formations avec mes clients. 

C’est prioritaire vu que cela rentre dans la mission, que j’en ai beaucoup de satisfaction et que c’est ma principale rémunération 😊

Les RV sont placés bien à l’avance et cela demande de la concentration.

Je bloque pour cela en général les matins et éventuellement la 2ème partie d’après-midi, bien après la digestion pour être en forme. Mais aussi parce que je sais que mes clients seront a priori plus en forme et disponibles.

• Deuxièmement, le travail de fond sur du contenu, en général seule, parfois juste par curiosité sur un sujet ou pour préparer des vidéos, ou des formations.

J’adore cela, pour moi cela fait partie de mon métier et pour cela, j’ai besoin de calme et de concentration. En début de semaine, je vais bloquer des blocs de 2 heures les matins où je n’ai pas de RV clients. 

• Le temps commercial et administratif pour assurer les clients de demain et gérer sainement mon entreprise, les courriels, les coups de téléphone… 

C’est un temps pas forcément très créatif, mais « flottant » car je peux le mettre un peu où je veux, et notamment dans les moments de faible énergie, donc souvent en début d’après-midi. 

• Les temps « morts » qu’on oublie parfois, comme le temps de déplacement chez des clients, des prospects, des partenaires.

J’utilise en général les transports en commun, ce qui me permet de lire, de regarder des vidéos inspirantes ou de réfléchir (j’ai un carnet sur moi pour noter les idées qui viennent dans mes rêveries en train).

• Enfin le temps pour moi, pour manger, pour faire des pauses, faire un tour dehors et j’essaie alors de jumeler cela avec du temps de découverte intellectuelle, par exemple en écoutant des podcasts.

Enfin très important, il y a les imprévus !

Donc c’est important de garder des blocs de temps libre pour les urgences ou les opportunités.

Combien de temps réserver pour les imprévus ?
Cela dépend de votre métier et vous allez aussi affiner avec l’expérience.

L’intérêt de planifier votre activité

Planifier votre temps, cela permet de libérer de la charge mentale.

Et d’éviter de vous poser la question le matin : qu’est-ce que je fais ?
Comme cela vous foncez direct et utilisez au mieux votre énergie.

Pour planifier votre activité vous devez pouvoir évaluer grosso modo le temps que vos tâches vont vous prendre.

Je fais régulièrement des périodes de suivi de mon activité : il y a des outils gratuits en ligne alors je note ce que je fais au fur et à mesure pendant quelques semaines, par projets, par type d’activité et ainsi que je construis mon expérience : préparer un atelier ou une conférence de 2 heures, cela me demande par exemple 2 jours de travail, et ainsi de suite…

A partir de cela je vais jouer avec mes blocs de temps pour planifier mon activité.
J’utilise Outlook et les codes couleurs qui m’aident à visualiser l’équilibre des différents types d’activité dans ma journée, dans ma semaine ou même dans mon mois.

Connaitre ses cycles énergétiques

Je parlais tout à l’heure des périodes de basse énergie après le repas.

En effet il s’agit de placer judicieusement ces activités en fonction de nos cycles énergétiques. 

Vous êtes plutôt du matin ou plutôt de la fin de journée ? 
C’est quoi votre temps de concentration idéal, c’est 30′ / 45′ / 1h / 1h15 ?
Ainsi vous construisez votre agenda avec vos blocs de temps en fonction du type d’activité et du niveau d’énergie nécessaire pour elle.

Les conditions nécessaires à une planification efficace

Pour que cela marche, il y a 2 conditions majeures.

– Il faut que vous ayez le contrôle physique de votre agenda.

Si tout le monde peut inscrire des rendez-vous dans votre Outlook, il va falloir anticiper et bloquer encore plus vos plages de travail personnel ou votre réserve pour les imprévus.

– 2ème condition : avoir du temps de qualité et canaliser les distractions et les imprévus. 

Cela vous prend combien de temps pour vous reconcentrer sur une tâche après une interruption ?

Même si vous êtes des pros de la concentration et que cela ne vous prend que 2 ou 3 minutes, des interruptions, vous en avez combien dans votre journée : visites dans votre bureau ou appels téléphoniques, courriels, messagerie instantanée, ping, ping, ping ! A chaque fois que vous y jetez un œil, vous perdez 3 minutes ! 

Alors si ce n’est pas déjà fait, enlevez les alertes courriels, utilisez l’indicateur de non disponibilité de votre messagerie instantanée ou de visio-conférence quand vous voulez travailler.

Et essayez de regrouper toutes ces interruptions potentielles dans des moments spécifiques pour lire vos courriels, vos messages, etc…

Ce qui est intéressant, c’est que Peter Drucker avant même les smartphones et autres distractions numériques parlait déjà de la nécessité d’ « agréger notre temps » : comment créer des blocs de temps sans interruption pour regrouper des activités sur un même thème ou se concentrer sur un sujet. 

Donc le problème ne date pas d’hier !

La procrastination, un indicateur important

Dernier point, le cas de la procrastination.

Je me rends compte que je remets régulièrement à plus tard certaines tâches.
Au lieu de mettre cela sous le tapis ou de culpabiliser, prenons cela comme un message bien intéressant pour nous aider à mieux comprendre nos sources de motivation, ou nos peurs, ou notre manque de confiance en soi…

Le Coaching pour vous aider à être plus performant et plus organisé

En conclusion, le plus gros souci bien sûr, c’est la mise en pratique, de changer nos habitudes, nos réflexes. 

Parfois cela demande un travail assez profond en coaching :

• Quelle valeur je donne à mon temps, et donc à mon travail, à moi-même ?
• Me connaitre et mettre mes limites pour privilégier un temps de qualité et une bonne énergie
• Me détacher de mes addictions favorites notamment digitales…

Si vous avez envie de changer pour de bon votre manière de travailler et regagner le contrôle de votre agenda, contactez-nous.

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A bientôt !

Guillemette Moreau, Coach de Dirigeants et Coach de Carrière.