Efficacité, Efficience et Performance

Êtes-vous plutôt du style efficace ou du style efficient ?

Et on peut poser la même question au sujet des organisations…

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Bonjour,

Êtes-vous plutôt du style efficace ou du style efficient ?

Et on peut poser la même question au sujet des organisations.

Différence entre Efficacité et Efficience

Souvent on mélange les 2 mots et on utilise de manière large un des deux – en français cela sera plutôt efficacité, en anglais plutôt efficiency – mais la distinction est intéressante et pas seulement pour les pinailleurs du dictionnaire.

Si on prend les définitions habituelles, l’efficacité renvoie à ma capacité d’atteindre mon objectif et l’efficience à ma capacité d’utiliser mes ressources.

Pour schématiser :

• D’un côté – l’efficacité – je pars de l’objectif – c’est ma priorité – et je trouve les ressources nécessaires.
• De l’autre – l’efficience – je pars de mes ressources – c’est ma contrainte – et je fais du mieux que je peux.

Si vous êtes en voiture sur une route de montagne avec le réservoir plein, vous pouvez prioriser la rapidité – en sécurité bien sûr – mais si vous êtes déjà dans le rouge, vous allez conduire en économisant votre carburant pour vous assurer d’arriver même en retard.

Efficacité, Efficience et Performance

Dans la réalité, nous allons essayer d’équilibrer cela : comment atteindre mon objectif au mieux en utilisant les ressources disponibles.

C’est toute la discussion des budgets dans les organisations : je présente un 1er plan ambitieux, je me fais couper les ressources mais on me demande de garder les objectifs et les allers-retours et les négociations commencent.

Au-delà des mots, il y a une vraie différence d’état d’esprit et derrière, la notion de la gestion de la performance et d’une 3^ème dimension qui est celle de l’adéquation des ressources par rapport à l’objectif.

Le modèle de Performance de Gilbert

Pour les amoureux des concepts, vous retrouvez ici le modèle de performance de Thomas Gilbert représenté par un triangle Objectifs / Moyens / Résultats.

• Le rapport entre mes objectifs et mes résultats définit mon efficacité.

Si je veux faire telle course en montagne, la question est : est-ce que j’atteins vraiment le sommet, donc dans quelle mesure je suis efficace à atteindre mon objectif.
Et peu importe dans quel état je suis à la fin, et si j’ai payé un cheval et 12 porteurs d’eau pour y arriver.

• Le rapport entre mes résultats et mes moyens définit mon efficience.

Je suis amateur, je n’ai pas de porteurs d’eau, et je décide d’aller lentement pour économiser mon effort et mon besoin en eau.
Et peut-être que je n’atteindrai pas le sommet mais je fais mon maximum en étant efficiente par rapport à mes capacités et ressources.

• Le rapport entre mes moyens et mes objectifs définit la pertinence.

Ai-je les bons moyens pour atteindre mes objectifs ?
Et c’est souvent la vraie question : comment je suis entrainée, équipée, entourée…
Comment j’investis dans mes capacités, dans ma formation.

Arbitrage entre Efficacité, Efficience et Pertinence dans une entreprise :

Je reviens à l’impact en termes d’arbitrage dans les organisations entre Efficacité, Efficience et Pertinence.

Comment équilibrer des objectifs ambitieux, investir pour avoir les bons moyens et parfois accepter des contraintes ou des résultats partiels ou décalés dans le temps.

Dans votre organisation, va-t-on favoriser le sprint ou la course de fond ?

La croissance rapide ou la profitabilité ?
Est-ce qu’on va valoriser les ambitieux qui voient grands et dépensent gros ou les bons gestionnaires qui font des miracles avec ce qu’ils ont ?

Dans bien des cas, votre client ou votre boss va voir d’abord le résultat réel et pour le satisfaire, vous risquez d’en faire trop : sur-qualité, trop d’analyse, de préparation de belles présentations, dérapage de budget.
Car l’analyse de l’efficience financière ou du temps passé vient après.

Et puis dans les organisations, il y a des cycles, car si vous avez serré les cordons de la bourse au détriment de la croissance, à un moment il faut bien réinvestir.
Et réciproquement, c’est la problématique des start-ups qui ont vécu un temps sur un financement généreux et doivent se réadapter à la vraie vie.

Si bien que vous pouvez être pile à votre place et être une star à un moment dans une organisation et ne plus l’être quelques mois ou années après.
Cela ne remet pas forcément en cause votre valeur, les paramètres d’évaluation ont changé.

Donc cela vaut la peine de clarifier le point assez rapidement pour vous et avec vos supérieurs…

Etes-vous plutôt efficace ou efficient ?

Maintenant, personnellement, nous avons souvent une tendance naturelle – plutôt efficace ou plutôt efficient ?

Et c’est intéressant de vous poser la question et de mettre en perspective les risques qui y sont liés :

• Si vous êtes plutôt dans l’efficacité, vous pourriez voir grand mais griller vos budgets et vos forces pour atteindre vos objectifs. Si vous rajoutez un peu de perfectionnisme, vous en faites trop.
  Et si vos ressources diminuent, vous risquez de vous épuiser.
• Si vous êtes plutôt dans l’efficience, vous pourriez accepter les ressources qu’on vous donne sans négocier et vous fixer des objectifs peu ambitieux.

Que faire entre objectifs élevés et ressources insuffisantes ?

Évidemment, le cas le plus classique et le plus dangereux, c’est quand je me fixe ou qu’on me fixe des objectifs ambitieux sans en avoir les moyens.

Là vous êtes coincé entre votre souci d’efficacité et le manque de ressources, et vous avez a priori seulement 4 solutions logiques :

• Soit vous vous épuisez à tout faire bien,
• Soit vous faites des compromis sur la qualité et vous faites tout moins bien,
• Soit vous renégociez vos objectifs avec votre boss ou avec vous-même : choisir, renoncer, mettre des priorités, supprimer des projets, ou rééchelonner cela dans le temps.
• Soit vous renégociez vos moyens : plus de budget, de personne ou plus d’énergie. Mais si c’est votre corps qui est fatigué, ça risque d’être difficile.

Choisir, se focaliser sur ses priorités, négocier ses objectifs pour qu’ils soient plus réalistes, négocier ses moyens, c’est le plus efficace 😊

Mais c’est souvent difficile quand :
– L’image ou l’ego rentrent en jeu, vous vous souvenez de mes vidéos sur le « sois fort » ou le « sois parfait », je vais montrer que je suis capable…
– Ou aussi quand l’insécurité rentre en jeu : si je fais cela, je vais passer pour un/une incompétent(e), je pourrais être sanctionnée.

C’est là où le coaching peut vous aider à prendre du recul, identifier les pièges, clarifier vos limites, développer votre assertivité pour mieux négocier vos objectifs et vos moyens, en quantité et en qualité.

Tout un programme, contactez-nous si cela vous intéresse…

Développer une performance durable

La vraie performance, et durable, c’est donc ce équilibre savant entre efficacité, efficience et pertinence de mes moyens.

Malheureusement, parfois le cadre est tellement contraignant que la seule issue est la sortie, et si possible de manière raisonnée et préparée, et pas en burn-out.
Cela aussi peut se discuter en coaching…

Alors pour résumer tout cela par rapport à vous :

• Êtes-vous plutôt du type efficace ou efficient ?
• L’environnement dans lequel vous travaillez valorise plutôt quel style ?
• Du coup, quelles sont les opportunités, ou les risques pour vous ?
• Comment éviter de vous retrouver coincé entre vos objectifs et vos moyens…
• Comment négocier objectifs, priorités, moyens, être plus pertinent et créatif dans vos stratégies…

Si vous avez des personnes autour de vous qui ont du mal à équilibrer tout cela et qui s’épuisent sans forcément atteindre leurs objectifs, vous pouvez leur faire suivre cette petite réflexion…

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A bientôt !

Guillemette Moreau, Coach de Dirigeants et Coach de Carrière.